Privacyverklaring
Privacyverklaring
Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw
Spotboefstraat 1
8670 KOKSIJDE
Contactpersoon: Verantwoordelijke GDPR:
Moustie Dirk Moustie, Dirk
Tel: 058/51.16.89 Functie: Voorzitter
E-mail: dirk.moustie@skynet.be Sedert: 01/10/2000
De Wijngilde "Duinenabdij" is een ledenorganisatie
Activiteiten van de Gilde: bijstaan van de leden ivm wijn maken, bier brouwen, kaas maken, oude ambachten inzake bewaringsmethoden voedsel. Organiseren samenaankoop fruit en materiaal om wijn/bier/kaas/e.d. te maken
Uitbaten winkel voor materiaal en toebehoren wijn/bier/kaas/likeur/andere ten behoeve van de leden.
Bijwonen Algemene Vergadering Verbond Ambachtelijke wijn- en biermakers, houden van stand op specifieke beurzen.
Uitgeven van het eigen blad 't Keldernieuws (elektronische versie)
Openhouden clublokaal ten behoeve van de leden. Informeren inzake nieuwigheden aangaande de aspecten van de hobby.
Persoonsgegevens:
Van (steun)leden worden volgende gegevens bijgehouden: Aanspreektitel, naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres, status lid (actief of niet), jaar aansluiting club.
Andere gegevens:
Van zustergilden en sponsors wordt de naam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer en e-mailadres bijgehouden. Van zakelijke contacten wordt de naam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres verantwoordelijke bijgehouden.
Verwerking van de persoonsgegevens:
De persoonsgegevens worden verwerkt op de laptop van de Voorzitter, de Secretaris of de Wijngilde.
De persoonsgegevens worden bijgehouden en verwerkt door:
De Voorzitter en/of de Secretaris van de Wijngilde Duinenabdij Koksijde.
De persoonsgegevens worden gedeeld met:
Koepelorganisatie Verbond Ambachtelijke Wijn- en Bier makers VZW.
Subsidiërende overheid: Gemeente Koksijde voor wat betreft de gegevens van het bestuur.
Opslag van persoonsgegevens:
De persoonsgegevens van leden/steunleden en de gegevens van zustergilden/sponsors worden opgeslagen op papier/ USB-stick/ext. harde schijf en wordt achter slot bewaard in de burelen van de Wijngilde.
De gegevens met betrekking tot e-mailadressen worden bewaard op PC in het adresboek van Outlook, veel gebruikte telefoonnummers en e-mailadressen worden ook bewaard op de smartphone van de Voorzitter.
Verwerkingsactiviteiten:
Ledenadministratie:
Bijgehouden in wettelijk verplicht ledenregister.
Leden informeren:
De Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw registreert personengegevens van leden, steunleden, zustergilden, het overkoepelend orgaan V.A.W vzw en sponsors zodat ze hen op de hoogte kan houden van de interne werking en activiteiten via nieuwsbrieven, elektronisch en gedrukt maandblad of e-mail.
Contracten voor delen van gegevens en veiligheidsgaranties:
Niet van toepassing
Overdracht persoonsgegevens:
Er worden geen persoonsgegevens overgedragen aan een andere onderneming.
1) Legitimiteit van de verwerking:
De Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw verwerkt de persoonsgegevens op basis van toestemming van de betrokken leden. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van het lidmaatschap van Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzwen Verbond Ambachtelijke Wijn- en Bier makers vzw. De verwerking van de persoonsgegevens van de bestuursleden is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (subsidiedossier Gemeente Koksijde). Hiervoor worden naam, voornaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres doorgegeven. De verwerking van de persoonsgegevens gebeurt vanuit het gerechtvaardigd belang van de Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw omdat anders de doelstelling van de organisatie niet gerealiseerd kan worden.
De persoonsgegevens worden als volgt gevraagd:
Op vrijwillige basis, doeleinden werden uitgelegd, de mogelijkheid tot intrekken van de toestemming werd medegedeeld, de toestemming gebeurt schriftelijk en kan gecontroleerd worden.
2) Proportionaliteit:
De Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw verzamelt en registreert de persoonsgegevens van haar leden enkel om te kunnen voldoen aan de doelstelling van de organisatie, zijnde haar leden informeren.
De Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw verzamelt en registreert de persoonsgegevens van haar leden om door te geven aan het overkoepelend orgaan, Verbond Ambachtelijke Wijn- en Bier makers vzw, teneinde ook door deze te worden geïnformeerd via het clubblad VAW-Magazine en ten behoeve van de ledenverzekering in het geval dit noodzakelijk zou zijn.
Het is noodzakelijk om als de persoonsgegevens op te vragen, op te slaan en te verwerken om de beoogde doelstelling te bereiken.
De verzamelde gegevens worden bewaard tot één jaar na stopzetting van het lidmaatschap (dit verloopt automatisch op het einde van het jaar) doch het kan jaarlijks vernieuwd worden.
3) Beveiliging en vertrouwelijkheid:
Organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens tegen ongeoorloofde toegang en gebruik, onopzettelijk verlies, vernietiging, beschadiging teneinde de vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens te waarborgen werden genomen. Hiervoor wordt de toegang tot de gegevens beperkt tot de Voorzitter en de Secretaris. De persoonsgegevens bevinden zich op USB-stick onder een map die met paswoord en versleuteling beveiligd is. De e-mailadressen bevinden zich in het adresboek van Outlook, veel gebruikte adressen bevinden zich ook in het geheugen van de smartphone van de Voorzitter. De paswoorden worden gewijzigd van zodra hiertoe noodzaak is.
Er is geen wachtwoordbeleid met andere personen buiten deze die toegang hebben tot de persoonsgegevens. In geval van datalekken zal hiervan aangifte gedaan worden bij de Privacycommissie en de Lokale Politie van Koksijde of Veurne mocht dit nodig zijn. Technische maatregelen ter beveiliging van de gegevens: de stick met gegevens, alle registers inzake GDPR en alle schriftelijke toestemmingen tot gebruik van de gegevens worden achter slot bewaard in de burelen van de Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw. Een back-up van de bestanden wordt genomen als een nieuw lid zich in de loop van het jaar lid maakt en in de loop van de maand januari als de gegevens overgemaakt worden aan het overkoepelend orgaan. De back-up wordt op één plaats bewaard. De gevraagde updates van de gebruikte software worden gevolgd. De laatste versie van de software, toepassing op app's worden gebruikt. Er wordt gebruik gemaakt van encryptie (versleuteling)
4) Transparantie:
De Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw heeft een privacyverklaring voor elke activiteit waarbij ze persoonsgegevens vraagt aan de betrokkenen. De privacyverklaring omvat de volgende punten: identiteit van de organisatie, de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt met een aparte toelichting voor elke activiteit, de wettelijke grondslag voor deze gegevensverwerking, de termijnen waarbinnen de informatie wordt bijgehouden en of de gegevens al dan niet worden doorgegeven aan derden.
Er wordt aan de betrokkenen medegedeeld dat de mogelijkheid bestaat om klacht in te dienen bij de Privacycommissie als ze menen dat hun persoonsgegevens niet correct worden verwerkt. De betrokkenen worden gewezen op hun recht op toegang tot de gegevens, de verbetering van de gegevens en het recht om vergeten te worden. De Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw krijgt indirecte persoonsgegevens van derden, dit zijn namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van het overkoepelende V.A.W.vzw en zustergilden.
De privacyverklaring van de Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw ligt ter inzage in het clublokaal en kan er door iedereen bekeken worden.
Opgesteld te Koksijde op 01 maart 2018.
Algemene Voorwaarden:
*De gegevens van de leden worden verzameld en verwerkt door de Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw om aan de doelstellingen van onze club te kunnen voldoen.
Dit zijn: informeren via e-mail, telefoon, gsm, betreffende de activiteiten van de Gilde.
*Deze gegevens worden bewaard door de Gilde en verwerkt door de Voorzitter en/of de Secretaris en worden veilig bewaard om misbruik te voorkomen.
*De bekomen gegevens zijn uitsluitend ten behoeve van de Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw en het overkoepelend orgaan Verbond Ambachtelijke Wijn- en Bier makers vzw. Indien er een bestuursfunctie bekleed wordt kunnen de gegevens ook gedeeld worden met de Gemeente Koksijde.
*Alle gegevens worden bewaard op USB-stick, PC, externe harde schijf of smartphone van de Voorzitter eb dit tot een jaar na stopzetten van het lidmaatschap. Niemand buiten de voorzitter of secretaris heeft toegang tot de persoonsgegevens.
*Het lid heeft het recht tot inzage van zijn gegevens en kan ten alle tijde op eenvoudige vraag wijzigingen laten aanbrengen of bij stopzetting van het lidmaatschap alle gegevens laten verdwijnen.
*Als er ter gelegenheid van bijeenkomsten, feestelijkheden en werkzaamheden in of rond de Gilde foto's genomen worden, zal afzonderlijk toelating gevraagd worden vooraleer deze gepubliceerd worden in ons maandblad, doorgegeven aan het VAW of aan derden.
*Ik heb kennis genomen van de privacyverklaring en geef de toestemming om mij periodiek het maandblad 't Keldernieuws per e-mail toe te sturen of een papieren kopie te bezorgen. Ik geef ook toestemming om per mail, telefoon of sms ingelicht te worden omtrent activiteiten van de Wijngilde Duinenabdij Koksijde Vzw. Ik geef tevens de toestemming om mijn gegevens over te maken aan het Verbond Ambachtelijke Wijn- en Bier makers vzw zodat deze mij hun periodiek blad VAW-Magazine kunnen toesturen.